Sådan bygger vi en publikumsplan, der kan bruges på redaktionen

Når vi arbejder med publikumsplanen, beder jeg deltagerne tage et konkret projekt med fra deres egen redaktion. Det kan være en ny lokal serie, en omlægning af debatsiden eller et ønske om at nå borgere, som redaktionen sjældent hører fra. Vi starter aldrig med en tom skabelon, for en plan uden en sag bliver hurtigt til pæne overskrifter, som ingen bruger bagefter.

De første tyve minutter går med at formulere projektet i to eller tre sætninger, som en kollega uden for emnet kan forstå. Det lyder simpelt, men mange opdager her, at de ikke helt kan sige, hvem projektet er til, eller hvad de håber at få ud af at lytte. Den præcisering tager vi med resten af forløbet.

Jeg går rundt mellem bordene og stiller de samme spørgsmål hver gang: Hvem skal have gavn af det her, og hvordan vil I vide, om det virkede? Svarene er ofte uskarpe i begyndelsen. Det er helt i orden, for planen skal netop hjælpe med at gøre dem skarpere, trin for trin og uden hast.

Vi skriver projektbeskrivelsen på et enkelt ark, som deltageren beholder foran sig hele dagen. Arket bliver et fast holdepunkt, når kollegerne senere stiller spørgsmål, og når nye ideer trækker i en anden retning end den, man oprindeligt havde valgt.

• Tag ét afgrænset projekt med, ikke en hel strategi
• Beskriv det i højst tre sætninger
• Navngiv, hvem projektet er til

Kursets moduler er ikke fem separate emner, som man pakker væk efter hver dag. I planen bliver de til spørgsmål, du besvarer for dit eget projekt. Kortlægningen giver et billede af, hvem du taler til og hvem du overser. Interviewene viser, hvordan du vil lytte. Feedbackanalysen peger på, hvad du gør med det, du hører.

Moderationen kræver, at du beslutter, hvordan en samtale med publikum skal foregå, og hvem der tager sig af de svære kommentarer. Den ansvarlige involvering tvinger dig til at skrive ned, hvordan du håndterer samtykke og kildebeskyttelse, når nogen bidrager til en historie. Det er ofte her, planen bliver mere realistisk end de første udkast.

Vi arbejder med ét modul ad gangen og lader deltagerne skrive deres svar direkte ind i planen, mens indholdet er friskt. Det betyder, at planen vokser gennem forløbet i stedet for at blive skrevet i en hast til sidst. Når vi når til den sidste del, er størstedelen allerede på plads.

Jeg minder om, at ikke alle moduler vejer lige tungt i alle projekter. En redaktion med en aktiv debat har brug for mere om moderation. En redaktion, der næsten aldrig hører fra borgerne, skal bruge mere tid på kortlægning og interview. Planen må gerne vise den forskel.

• Kortlægning: hvem lytter du til, og hvem mangler
• Interview: hvordan og hvor taler du med folk
• Feedback: hvad gør du med det, du hører
• Moderation og involvering: hvilke rammer og hvilken åbenhed

Planens første egentlige arbejde sker med post-it-sedler. Hver deltager skriver de grupper, projektet berører, på hver sin seddel: faste læsere, tilfældige besøgende, folk i et bestemt kvarter, foreninger og dem, som aldrig har kontaktet redaktionen. Derefter sætter vi sedlerne op på en væg og flytter dem rundt, indtil rækkefølgen giver mening.

Det interessante sker, når kollegerne ser sedlerne og begynder at stille spørgsmål. Hvorfor står der ikke noget om de unge i området? Ved I, hvad de ældre faktisk læser? Spørgsmålene afslører blinde vinkler, som man sjældent ser alene. Anders Vestergaard hjælper med at skelne mellem det, vi ved, og det, vi blot antager.

Bagefter vælger hver deltager to eller tre grupper, som planen skal sætte fokus på, og skriver kort, hvad redaktionen ved om dem, og hvad den ikke ved. Den liste bliver planens ærlige udgangspunkt. Den hjælper også med at undgå store løfter, for man kan ikke love noget om et publikum, man endnu kun kender på overfladen.

Vi gemmer fotografier af væggen, så deltagerne kan tage dem med hjem. Mange viser dem frem på redaktionsmødet og får en bedre samtale, end en præsentation med diagrammer ville have givet.

• Én seddel pr. gruppe, flyttet rundt til det giver mening
• Skriv, hvad I ved og hvad I kun gætter
• Vælg to eller tre grupper at starte med

En plan er først god, når nogen kan være uenige i den. Derfor beder jeg deltagerne skrive deres plan, så den indeholder tydelige valg: hvilke samtaler du vil have, hvem der gør hvad, og hvad du dropper. Et udkast, som alle kan nikke til, har sjældent taget et reelt valg.

Midt i forløbet bytter deltagerne udkast med hinanden. Man læser en andens plan og skriver tre ting ned: hvad der er klart, hvad der mangler, og hvad man ville spørge om, hvis man sad i redaktionsmødet. Feedbacken er ofte skarpere, end man selv kan formulere, fordi læseren ikke kender alle de interne forkortelser.

Mange planer er for store i første omgang. Vi skærer dem ned, til de kan gennemføres af de mennesker og med den tid, redaktionen faktisk har. Hellere en lille plan, som bliver prøvet af, end en stor, der bliver liggende. Planen må gerne indeholde en pause, hvor man vurderer, om man skal fortsætte.

Jeg beder også deltagerne beskrive, hvordan de vil fortælle publikum, hvad der kom ud af samtalerne. Gennemsigtighed er en del af planen, ikke et ekstra punkt til sidst.

• Skriv valg og fravalg ned
• Byt udkast og læs med andres øjne
• Skær ned til det, I kan nå

Til sidst præsenterer hver deltager sin plan for de andre i en kort gennemgang, som er bygget op, som den kunne foregå på redaktionen. Du fortæller, hvad projektet er, hvem du vil lytte til, hvordan, og hvad I får at vide. Resten af gruppen spiller kolleger og stiller de spørgsmål, man typisk møder: Har vi tid? Hvem skal gøre det? Hvad hvis ingen svarer?

Jeg har set mange gå ind i præsentationen med en følelse af, at planen kun er halvt færdig, og komme ud med en tydelig idé om, hvad der skal rettes. Det er netop meningen. Kollegerne bliver ikke bedt om at klappe, men om at finde de steder, hvor planen er svag.

Efter hver præsentation giver jeg og de andre undervisere en kort tilbagemelding. Vi peger på, hvad der er stærkt, og hvor der er huller, især omkring samtykke, moderation og opfølgning. Vi lover ikke resultater, men vi kan sige, om planen hænger sammen.

Deltagerne forlader forløbet med deres egen plan i hånden og med erfaring i at forsvare den. Det er den bedste forberedelse til mødet, hvor planen skal fra papir til virkelighed.

• Fortæl planen, som du ville på redaktionen
• Lad de andre stille kollegernes spørgsmål
• Tag tilbagemeldingen med hjem og ret planen

Jeg siger det tydeligt til deltagerne: En publikumsplan lover hverken flere følgere, mere trafik eller større engagement. Den lover, at du ved mere om, hvem du skriver til, og at du har tænkt over, hvordan du lytter og svarer. Resultaterne afhænger af mange ting uden for planen, blandt andet tid, ressourcer og redaktionens kultur.

Derfor måler vi planen på det, den faktisk kan holdes op imod: Er målgruppen beskrevet, er samtalerne planlagt, er rammerne for dialogen skrevet ned, og er der aftalt en opfølgning? Det er håndgribelige ting, som holdet kan se på og justere sammen, uden at nogen skal love noget, der ikke kan lade sig gøre.

Når en deltager skriver til mig måneder senere, handler det sjældent om tal. Oftere er det en lille ændring: en ny måde at invitere læsere til at fortælle, eller en fælles regel for kommentarer. Små skridt, som har fået plads, fordi planen gjorde dem synlige og kunne forsvares.

Den slags er realistiske forventninger til et forløb som vores. De holder, også når efteråret er travlt, og redaktionen har andre ting at tænke på.